|
Tiếp
theo bài trước, lần này chúng ta sẽ
bàn về cách soạn slide cho các báo cáo khoa học. Đây là những qui ước và
nguyên tắc chung. Trong tương lai, chúng ta sẽ bàn kĩ cách chọn biểu đồ hay bảng
số liệu và thiết kế như thế nào. Hi vọng website không mắc bệnh :-) để
có cơ hội tiếp tục loạt bài này.
Trong
một hội nghị khoa học 3 ngày, một khán giả trung bình phải nhìn và nghe từ
300 đến 500 slide. Đó là một số lượng rất lớn, và rất khó nhớ hết.
Mục tiêu của chúng ta, tác giả, là phải giúp cho người nghe lĩnh hội vấn đề
nhanh, “tiêu hóa” thông tin nhanh, và chú ý vào bài báo cáo của mình.
Nguyên tắc chung là càng ít chữ, càng tốt. Ít chữ có nghĩa là người
nghe tập trung vào những gì tác giả nói (thay vì viết). Cố nhiên, tác
giả không bao giờ đọc slide.
1.
Cẩn thận với PowerPoint
Nếu
chúng ta có 20 hộp sơn, chúng ta không tự nhiên trở thành họa sĩ. Tương
tự, nếu chúng ta có 20 slides, chúng ta không hẳn có một bài báo cáo – mà chỉ
là một loạt slides. Để có một báo cáo tốt, tác giả đòi hỏi phải thực tập
rất nhiều.
Một
trong những vấn đề của PowerPoint là tính đồng dạng. Ba đặc điểm sau
đây làm cho báo cáo khó theo dõi:
1.
Những slide đều có một format giống
nhau
2.
Dùng điểm bullet trong mỗi slide
3.
Dùng một màu nền duy nhất
4.
Mỗi slide cần phải có một tựa đề
Đặc
điểm 1-3 có thể làm cho người theo dõi mệt mỏi, vì lặp đi lặp lại nhiều lần.
Nếu được, cố gắng sáng chế ra nhiều màu nền khác nhau để dùng trong bài nói
chuyện; nếu không có nhiều màu nền, thì chỉ dùng màu nền hết sức đơn giản.
Tựa
đề trên mỗi slide cũng giống như bảng chỉ đường. Bảng chỉ đường dẫn dắt
câu chuyện một cách logic và lí thú. Do đó, tác giả cần phải suy nghĩ
cách đặt tựa đề cho mỗi slide sao cho đơn giản nhưng đủ để khán giả biết mình
đang ở đâu trong câu chuyện. Sau đây là vài hướng dẫn cho cách soạn slide.
2.
Mỗi slide chỉ nên trình bày một ý tưởng
Đây
là điều quan trọng: một slide chỉ nên trình bày một ý tưởng, không nên nhồi
nhét hơn một ý tưởng vào một slide. Do đó, tất cả những bullet, dữ liệu,
hoặc biểu đồ trong slide chỉ nên dùng để yểm trợ cho ý tưởng chính.
Ý
tưởng của slide có thể thể hiện qua tựa đề của slide. Nếu tựa đề slide
không chuyển tải được ý tưởng một cách nhanh chóng, thì diễn giả sẽ phải tốn
thì giờ giải thích, và có thể làm loãng hay làm cho khán giả sao lãng vấn đề.
3.
Slide trình bày theo công thức n x n
Một
slides có quá nhiều chữ (text) sẽ làm khán giả khó theo dõi và ý tưởng bị
loãng. Mỗi slide, nếu chỉ có chữ, thì nên tuân thủ theo công thức “n by
n”. Công thức này có nghĩa là nếu quyết định mỗi slide có 5 dòng chữ thì
mỗi dòng chỉ nên có 5 chữ. Một slide không nên có quá 6 dòng chữ (n
< 7).
4.
Viết slide theo công thức telegraphic
Giữa
đọc và nghe, cái nào làm cho khán giả dễ theo dõi hơn? Câu trả lời là đọc,
bởi vì đọc đòi hỏi ít nỗ lực hơn là nghe. Nếu diễn giả soạn slide với
quá nhiều chữ, thì khán giả sẽ đọc chứ không nghe. Nhưng diễn giả cần
khán giả phải nghe hơn là đọc (vì họ có thể đọc bài báo hay báo cáo khoa học
chi tiết hơn). Do đó, soạn slide ngắn gọn sẽ giúp khán giả tiêu ra ít
thì giờ đọc và dành nhiều thì giờ lắng nghe diễn giả.
Cách
viết slide tốt nhất là cách viết telegraphic. Đó là cách viết ngắn gọn,
như phóng viên đặt tựa đề bản tin. Nói cách khác, đó là cách viết không
tuân theo văn phạm Anh ngữ, không cần phải có một câu văn hoàn chỉnh. Cụ thể
là tránh dùng mạo từ (the, a/an) và cố gắng viết ngắn, bỏ những chữ
không cần thiết.
Ngoài
ra, cố gắng chọn những chữ ngắn nhất, những câu văn ngắn nhất (nếu có thể).
Chẳng hạn như:
Có
thể lấy vài ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn như sau:
5.
Dùng bullet
Bullet
thường hay được sử dụng trong các bài nói chuyện bằng powerpoint, nhưng cần
phải cân nhắc không nên dùng quá nhiều bullet trong một bài nói chuyện.
Nguyên tắc căn bản là không lặp lại những từ trong các bullet. Ví dụ,
thay vì viết
thì
nên viết ngắn gọn hơn như sau:
hay
thậm chí đơn giản và chuyên nghiệp hơn:
6.
Dùng biểu đồ và hình ảnh
Người
xưa có câu “một hình có giá trị bằng hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng
của biểu đồ. Thật vậy, chúng ta thường nhớ biểu đồ hơn là nhớ những bảng
số liệu chi chít. Chúng ta cũng dễ cảm nhận và có ấn tượng với biểu đồ
hơn là con số. Biểu đồ có giá trị rất lâu, và người ta thường trích dẫn
biểu đồ trong các hội nghị khoa học. Do đó, cần phải đầu tư thời gian để
suy nghĩ về cách trình bày biểu đồ một cách có ý nghĩa.
Có
nhiều dạng biểu đồ và mỗi dạng chỉ có thể áp dụng cho một tình huống cá biệt.
Một số hướng dẫn chung có thể tóm lược như sau:
Trong
mỗi biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải chú ý định danh và đơn vị của trục
hoành và trục tung. Biểu đồ hay bảng số liệu nên được thiết kế một cách
đơn giản và “chiến lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), không nên quá
tham vọng và làm loãng chủ đề hay điểm chính của bài nói chuyện.
Nên
tránh dùng hình hoạt họa, vì những hình ảnh này có thể làm giảm sự trang trọng
của bài nói chuyện. Hình hoạt họa dùng không đúng chỗ và đúng cách cũng
làm cho người xem cảm thấy khó theo dõi thông điệp chính của bài nói chuyện.
7.
Font và cỡ chữ
Có
hai nhóm font chữ chính: nhóm chữ không có chân (sans serif) và nhóm có
chân. Nhóm sans serif bao gồm Arial, Comic Sans, Papyrus,
v.v. Nhóm font chữ có chân bao gồm Times New Roman, Courier, Script,
v.v. Nhiều nghiên cứu tâm lí chỉ ra rằng font chữ sans serif thường dễ
đọc. Người đọc tiêu ra ít thời gian để đọc các font chữ như Arial hơn
là Times hay Times New Roman. Chính vì thế mà các “đại gia” internet
như Google, yahoo, Firefox, Amazon, YouTube, v.v. đều dùng font chữ Arial,
hay các font tương tự.
Về
cỡ chữ (size), phần lớn các chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 18 trở
lên. Nếu dùng font chữ với cỡ <18 khán giả sẽ khó đọc, nhất là trong các hội
trường rộng. Riêng phần tựa đề, cỡ font chữ phải 40 đến 50. Tuy
nhiên, trong trường hợp phải trình bày tài liệu tham khảo thì font size khoảng
12-14 có thể chấp nhận được.
Không
bao giờ dùng chữ viết hoa như THIS IS A TEST. Chữ viết hoa được hiểu là
la hét, mất lịch sự. Ngoài ra, chữ viết hoa cũng khó đọc và khó theo
dõi. Tuy nhiên, có thể viết nghiêng hay tô đậm (bold-faced), nhưng đừng
nên lạm dụng những cách viết này. Chỉ dùng gạch đít khi cần nhấn mạnh một
điều gì quan trọng; nếu không thì nên tránh cách viết này.
8.
Màu
Chọn
màu cho chữ cũng là một nghệ thuật. Màu đỏ và màu cam là màu
“high-energy” nhưng rất khó tập trung. Màu xanh lá cây, xanh nước biển,
và nâu là những màu “ngọt dịu”, nhưng khó gây chú ý. Màu đỏ và xanh lá
cây có thể khó thấy đối với những người với hội chứng mù màu.
Cách
chọn màu còn tùy vào bối cảnh và môi trường. Cũng cần phân biệt màu chữ
(text color) và màu nền (background color). Tựu trung lại, kinh nghiệm
cho thấy:
Tránh
slide với chữ màu xanh lá cây và màu nền đỏ (hay chữ màu đỏ trên nền màu xanh
lá cây), vì rất nhiều người bị mù màu với sự kết hợp này. Nói
chung tránh chọn màu nền đỏ vì đây là loại màu “high energy” dễ làm cho mắt bị
mệt và khó theo dõi.
|
Kĩ năng trình bày: Cách soạn powerpoint slide
